Fatturazione elettronica B2B: creazione, invio e conservazione

Con l’inizio del 2019 è arrivata anche la novità della fatturazione elettronica tra privati, diventata obbligatoria per la maggior parte degli operatori economici. Le nuove procedure previste dalla legge riguardano sia la fatturazione elettronica B2B (business to business) sia quella B2C (business to consumer).

Anche i soggetti privati quindi hanno dovuto adeguarsi alla normativa, che qualche anno prima aveva introdotto l’obbligatorietà solo per le fatture verso le pubbliche amministrazioni. Scopriamo come funziona la gestione delle fatture elettroniche B2B e quali sono le sue peculiarità.

La fatturazione elettronica B2B: tutte le caratteristiche da conoscere

Una fattura elettronica tra aziende non è molto diversa da quella emessa da un’impresa a favore del consumatore. Quando si parla di B2B in genere si fa riferimento alle imprese, ma la categoria è molto più ampia, perché comprende anche tutti i professionisti e titolari di partita IVA.

Sono quindi soggetti che in fattura vengono identificati attraverso la partita IVA, al contrario invece dei consumatori, per i quali è sufficiente l’indicazione del codice fiscale.

In ambito B2B l’operatore economico può essere sia una persona fisica che opera nell’ambito della sua attività professionale, sia una persona giuridica, ossia una società, un’impresa o un ente privato.

Nella fattura elettronica andranno indicati, a seconda dei casi, i dati anagrafici e la sede della persona fisica oppure la ragione sociale e gli estremi che permettono di identificare la persona giuridica. Per completare la compilazione, va poi digitato il codice destinatario del soggetto a cui la fattura è stata emessa.

Non tutti gli operatori economici sono obbligati a gestire le fatture in formato elettronico, infatti chi aderisce al regime forfettario o al regime di vantaggio e i piccoli agricoltori sono esenti dall’obbligo. Anche chi fornisce beni o servizi a soggetti esteri non è tenuto ad utilizzare le fatture elettroniche.

Come creare una fattura elettronica B2B

Le fatture elettroniche sono gestite in modalità telematica in ogni passaggio, a partire dalla produzione del documento. Nella maggior parte dei casi chi gestisce il proprio business si serve di un apposito software per la gestione delle fatture elettroniche, in modo da semplificare e accelerare la procedura.

Questi programmi offrono diverse funzionalità e una di queste prevede la creazione di un database con i dati delle aziende clienti. Attingere da questa banca dati permette di accorciare i tempi, perché non è più necessario digitare tutte le volte le informazioni del cliente, ma basta selezionarlo da un elenco.

Anche le informazioni sui prodotti e i servizi che vengono venduti più di frequente possono essere salvati e riutilizzati più volte. Quando la quantità di fatture elettroniche da gestire diventa importante, questi accorgimenti per la compilazione si rivelano di grande utilità.

Dopo l’inserimento di tutti i dati che riguardano i soggetti coinvolti e i prodotti o servizi, occorre indicare l’imponibile e l’IVA da applicare. La fattura elettronica B2B è completa solo dopo la firma digitale, mentre il passaggio successivo è quello dell’invio al Sistema di Interscambio.

L’invio di una fattura elettronica B2B

Per inviare una fattura elettronica, anche nell’ambito delle transazioni B2B si utilizza il Sistema di Interscambio (SdI), ossia un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate. Dopo i necessari controlli, questa tecnologia recapita la fattura all’indirizzo telematico del cliente, identificato dal codice destinatario.

Quegli operatori economici che non sono muniti di codice destinatario, possono chiederne uno, avvalersi di un intermediario (e quindi fornire il suo codice) oppure possono chiedere la ricezione tramite PEC.

Qualunque fattura creata e inviata con modalità diverse, si considera come non emessa. È possibile inviare al destinatario anche una copia di cortesia della fattura elettronica, in formato digitale o cartaceo, ma la fattura elettronica rimane pur sempre l’originale.

In qualche caso bastano davvero pochi minuti per recapitare la fattura elettronica al compratore, che a sua volta dovrà attivarsi per registrare la fattura e autorizzare il pagamento.

Fattura elettronica e conservazione a norma di legge

Anche per conservare le fatture elettroniche bisogna rispettare delle regole molto precise, che impongono un processo di conservazione digitale regolamentato. Non è quindi sufficiente custodire i file XML in un hard disk o presso uno spazio in cloud.

Il servizio di conservazione è offerto sia dall’Agenzia delle Entrate che da operatori pubblici o privati in possesso di specifici requisiti. Si tratta di servizi che possono essere gratuiti o a pagamento e permettono di consultare in qualunque momento le fatture emesse o ricevute in precedenza.