Guida alla fattura elettronica: cos’è e come funziona

La fattura elettronica è una grande novità introdotta nel 2019: si tratta infatti di uno strumento diventato obbligatorio per alcune categorie di operatori economici che necessitano di creare, inviare e ricevere fatture tra privati. I supporti cartacei sono stati abbandonati a favore di un sistema telematico che consente di gestire e conservare tutte le ricevute.

Le finalità della fatturazione elettronica sono diverse e vanno dalla semplificazione al risparmio per la gestione delle fatture aziendali, dalla necessità di contrastare l’evasione fiscale a una maggiore efficienza nella contabilizzazione delle fatture.

Fattura elettronica obbligatoria? Ecco chi sono i soggetti coinvolti

L’obbligo di fatturazione elettronica non riguarda tutti i soggetti economici, infatti alcune categorie sono esonerate. Gli operatori economici che devono attenersi all’obbligo sono le imprese, i professionisti e i titolari di partita IVA, ma solo a condizione che le fatture vengano emesse a favore di soggetti privati che risiedono e operano nel territorio dello Stato.

In realtà a partire dal 2018 la fattura elettronica verso la pubblica amministrazione era già obbligatoria. La novità del 2019 riguarda infatti le fatture tra privati, come i titolari di partita IVA e i consumatori finali.

Si è trattato quindi di un processo graduale ed è ragionevole ipotizzare che presto la fattura elettronica diventerà uno standard utilizzato anche dai soggetti che sono esonerati dell’obbligo. Al momento, gli operatori che possono continuare ad usare il modello cartaceo sono quelli che rientrano nel regime di vantaggio o nel regime agevolato forfettario e quelli che erogano prodotti o servizi a soggetti non residenti in Italia.

Cos’è la fattura elettronica

Le fatture elettroniche sono quello strumento che si sostituisce alle classiche fatture cartacee, che in genere vengono consegnate a mano o spedite per posta o tramite email. Al contrario, la fattura elettronica è totalmente digitale e scritta in linguaggio XML.

Queste e-fatture non rendono necessaria la stampa, perché vengono firmate digitalmente e la marca da bollo viene apposta in modo virtuale. Per crearle basta utilizzare un pc o un altro dispositivo tecnologico, come un tablet o uno smartphone.

Ogni fattura elettronica va trasmessa per via telematica attraverso il c.d. Sistema di Interscambio, che rappresenta un’altra novità della normativa. A rimanere uguale rispetto alle tradizionali fatture cartacee è il contenuto, infatti l’unico particolare da aggiungere alle nuove fatture è l’indirizzo telematico del ricevente.

La compilazione della fattura elettronica

Come funziona la fattura elettronica e la sua compilazione? Per creare e compilare la fattura è necessario utilizzare degli appositi programmi, scaricabili sul pc o altro dispositivo oppure utilizzabili anche nella versione web. Alcuni di questi sono gratuiti, come quelli offerti dall’Agenzia delle Entrate, mentre altri sono a pagamento.

Una volta scelto il software, bisogna inserire i dati del soggetto che deve emettere la fattura elettronica, indicando partita IVA, codice fiscale e tutti i dati anagrafici. Il secondo passaggio prevede la compilazione dei dati del cliente, avendo cura di aggiungere anche la PEC e il codice destinatario di 7 cifre, che identifica il suo indirizzo telematico.

PEC e codice destinatario sono informazioni non obbligatorie e possono omettersi (digitando nell’apposito campo 0000000) qualora il cliente sia un consumatore finale oppure un soggetto che rientra nel regime di vantaggio o nel regime forfettario.

Quando manca il codice destinatario, la fattura non potrà essere inviata attraverso il Sistema di Interscambio, ma rimarrà online a disposizione del cliente. In questo caso, chi emette la fattura deve consegnare al destinatario una copia cartacea, ma l’originale rimane pur sempre la fattura elettronica.

Gli altri dati da inserire in fattura riguardano il tipo e la quantità del bene o del servizio oggetto della transazione, oltre a tutti i dati fiscali, come l’imponibile e l’IVA.

Fatturazione elettronica: come funziona la firma digitale e il Sistema di Interscambio

Per avere la certezza che il documento provenga proprio dal soggetto emittente, la fattura elettronica deve essere firmata digitalmente. La firma elettronica qualificata offre la garanzia che la fattura sia autentica, non ripudiabile dall’emittente e non modificabile (neanche da parte di chi l’ha creata).

La firma digitale può vantare queste caratteristiche grazie ad un certificatore accreditato che la realizza con un dispositivo sicuro. In questo modo, la firma digitale acquista lo stesso valore legale della firma autografa che apponiamo sui documenti cartacei.

Dopo che il file XML è stato creato e firmato, la fattura va inviata al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, a cui abbiamo già accennato. Qualunque altra modalità di invio non permette di considerare la fattura come emessa.

Il Sistema di Interscambio si può considerare come un efficiente postino che, dopo i necessari controlli, consegna la fattura al destinatario per via telematica. Si tratta quindi di un punto di snodo, che permette di smistare le e-fatture in base al codice destinatario fornito.

I software di creazione e gestione delle fatture elettroniche rendono queste operazioni semplici e intuitive. Basterà verificare che i dati siano corretti prima di ogni invio, affinché la procedura si completi senza problemi.

Come ricevere e registrare le fatture elettroniche

Finora abbiamo analizzato le fatture elettroniche dal punto di vista dell’emittente, ma adesso proviamo a capire come riceverle e come ottenere il codice univoco per la fatturazione elettronica.

Abbiamo visto che la trasmissione della fattura elettronica al cliente attraverso il Sistema di Interscambio, è possibile solo quando viene fornito il codice destinatario. Tutti i soggetti privati possono ottenerne uno sul sito ufficiale dedicato alla fatturazione elettronica.

Qui bisogna prima richiedere l’accreditamento di un canale di trasmissione e poi richiedere uno o più codici, fino ad un massimo di 100. In alternativa le fatture elettroniche si possono ricevere anche presso il canale telematico di un intermediario, facendo indicare in fattura il codice destinatario corrispondente.

I privati possono scegliere anche di ricevere le fatture elettroniche tramite la PEC. In questo caso l’indirizzo di posta elettronica certificata deve essere indicato in fattura nell’apposito campo.

Le modalità di conservazione delle fatture elettroniche

La legge prevede un obbligo di conservazione delle fatture elettroniche, a carico di chi le emette e anche di chi le riceve. Non basta custodire i file in una cartella del pc o su piattaforme di cloud storage, ma occorre utilizzare un processo regolamentato di conservazione elettronica.

Questo servizio è offerto sia dall’Agenzia delle Entrate sia da parte di operatori privati certificati, che rispettano i requisiti e le garanzie richieste dalla normativa. Tali servizi permettono di conservare negli anni tutte le fatture, in modo che i soggetti coinvolti possano accedere ai documenti anche a distanza di tempo.