Software per la fattura elettronica: quale scegliere?

Dal 1° gennaio 2019 è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati e chi non era preparato alla novità, ha dovuto attrezzarsi per essere in regola con la normativa. La legge prevede l’invio e la ricezione del documento fiscale attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), ma anche la conservazione delle fatture online mediante strumenti appositi.

La procedura è piuttosto complessa, perché prevede la creazione di un file in formato XML, l’apposizione della firma digitale e solo dopo l’invio al Sistema di Interscambio. La gestione di questi documenti è molto più semplice quando si utilizza un software per la fattura elettronica, un servizio che gli operatori economici interessati hanno presto imparato ad utilizzare.

Perché affidarsi a un software per la gestione della fattura elettronica

Creare una fattura elettronica, apporre la firma digitale e inviarla con le modalità richiesta dalla legge, è possibile anche senza software gestionale. In questi casi bisogna comunque avere la dotazione tecnologica necessaria.

In particolare, occorre avere un programma per la gestione del file XML, utilizzare un servizio per la firma elettronica qualificata e poi procedere all’invio e alla conservazione online della fattura. Per svolgere ognuno di questi passaggi è necessario quindi servirsi di diversi strumenti.

La maggior parte dei software per la fattura elettronica esegue tutti queste funzioni e permette quindi di usare un solo strumento. La gestione della fatturazione diventa più semplice ed è ideale, ad esempio, per quei professionisti che non hanno un ottimo rapporto con il mondo digitale.

Quando il processo è così facile, non occorre neanche chiedere continuamente il supporto del commercialista, che semmai si potrà interpellare solo per una verifica finale.

Ognuno dei passaggi che abbiamo visto prima, viene eseguito in modo più rapido, perché nel software rimangono salvati alcuni dati, in modo da non doverli digitare tutte le volte che si crea una fattura. Le informazioni del fornitore di prodotti e servizi e quelle dei clienti rimangono registrati nel sistema, in modo da accelerare tutto il processo.

Un altro vantaggio molto importante, quindi, è rappresentato dal fatto che il software fa risparmiare tempo e l’azienda può sfruttare questa risorsa così importante per le altre attività che riguardano il business.

Usare un unico strumento anziché diversi comporta un certo risparmio. Tra l’altro, quegli operatori economici che hanno un budget limitato per gestire la parte fiscale dell’attività, possono servirsi anche di software che gestiscono la fattura elettronica obbligatoria in modo totalmente gratuito.

La semplicità di questi software e la loro efficienza riduce anche la possibilità di commettere errori, che possono costare caro all’azienda e creare non pochi grattacapi al commercialista.

Come gestire la fatturazione elettronica a costo zero: i software gratuiti

Tra i programmi di gestione della fattura elettronica ve ne sono alcuni gratuiti e altri a pagamento. Ognuno di questi ha caratteristiche e funzionalità diverse, quindi vale la pena valutarli bene prima della scelta.

I software gratuiti per la fattura elettronica, anche se non prevedono un canone, sono una valida soluzione, ma in qualche caso possono presentare dei limiti. Le limitazioni possono riguardare, ad esempio, il numero di fatture che si possono creare e ricevere in un anno o il tipo di assistenza che viene offerto.

Tra i programmi gratuiti, uno dei più validi è offerto proprio dall’Agenzia delle Entrate, che ha pensato a 3 diverse soluzioni. La prima è la versione web del software, accessibile dal portale Fatture e Corrispettivi. Per accedere basta digitare il codice fiscale, la password e il PIN.

In alternativa si può accedere anche attraverso il Sistema pubblico di identità digitale (Spid) oppure tramite la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), dopo la necessaria registrazione.

L’Agenzia delle Entrate permette anche di scaricare un software sul pc, per compilare e salvare le e-fatture, che poi andranno custodite nel rispetto delle regole previste per la conservazione delle fatture elettroniche.

Un ulteriore strumento offerto dall’Agenzia delle Entrate è l’app Fatturae, disponibile per dispositivi Android o iOS e ideale per inviare le fatture direttamente dallo smartphone.

Un altro software gratuito è quello proposto dalle Camere di Commercio, pensato per le piccole e medie imprese e i professionisti. Col servizio di Infocamere la conservazione delle fatture rispetta i requisiti richiesti dalla normativa e ha una durata di 10 anni. I servizi sono inoltre in costante aggiornamento.

Esistono anche degli operatori privati che offrono a costo zero il loro servizio di fatturazione elettronica. In alcuni casi vengono proposte anche delle funzionalità aggiuntive a pagamento, come la ricezione delle notifiche o la creazione di profili di fatturazione multipli.

I software a pagamento per la gestione della fatturazione elettronica

L’offerta di servizi per la fatturazione elettronica a pagamento è davvero ampia e i costi partono da circa 4€ al mese per le soluzioni più economiche, ma possono arrivare anche a 25€. Per valutare bene la scelta, occorre capire bene cosa è incluso nel pacchetto e se ci sono limitazioni sul numero di fatture che si possono creare e ricevere.

Uno di questi servizi è proposto da Aruba e funziona in modalità web, quindi non richiede alcuna installazione sul pc. Il pacchetto più economico costa 25€ + IVA l’anno ed è completo di ogni funzionalità, dalla creazione dei file in formato XML all’invio e ricezione delle fatture, fino alla loro conservazione a norma di legge.

Anche TIM offre un software per la fatturazione elettronica, che si chiama Fattura Digitale. Il pacchetto più economico ha un costo di 6,50€ al mese + IVA e include la gestione di 500 fatture l’anno. È accessibile a 2 utilizzatori e consente di caricare in automatico le fatture sul proprio gestionale.

Un’altra valida soluzione è offerta da Fatture in Cloud, che propone il suo pacchetto base a 8€ al mese + IVA. Si può utilizzare da qualsiasi dispositivo (anche da smartphone) e l’assistenza è inclusa nel prezzo. I documenti che si possono inviare o ricevere in un anno sono 400.

Come scegliere tra tutte le soluzioni offerte, gratuite o a pagamento? Si può fare una prima valutazione in base al numero di fatture da emettere o ricevere ogni anno, ma non bisogna sottovalutare neanche l’importanza dell’assistenza o di servizi aggiuntivi che possono essere di grande utilità per il proprio business.