Fatturazione elettronica B2B e verso le PA: differenze e caratteristiche

Dopo l’obbligo di fatturazione elettronica verso le pubbliche amministrazioni, la normativa ha previsto anche l’obbligatorietà della fattura negli scambi B2B. Si tratta di due procedure e documenti molto simili, ma che presentano anche alcune differenze che bisogna conoscere.

Fatturazione elettronica B2B e verso le PA condividono un processo in parte coincidente e l’utilizzo del Sistema di Interscambio, mentre la loro diversità riguarda non solo i soggetti coinvolti, ma anche la compilazione dei campi obbligatori e necessari per l’invio.

Come funziona la fattura elettronica PA

L’obbligo di fatturazione elettronica verso le pubbliche amministrazioni è stato introdotto già dal 2015 e tutti i fornitori di prodotti e servizi si sono dovuti organizzare per adeguarsi alla novità. La fattura elettronica PA è un documento digitale in formato XML, inviato attraverso il Sistema di Interscambio.

Questa particolare modalità di invio rende necessaria la compilazione di appositi campi, indispensabili per la corretta consegna al destinatario. Una volta che sono state inserite tutte le informazioni necessarie, bisogna apporre la firma digitale e procedere all’invio.

Per inviare il file si possono utilizzare dei sistemi accessibili da appositi degli strumenti online o che sfruttano il protocollo FTP, oppure ancora la posta elettronica certificata.

Un’ultima prescrizione a proposito della fattura verso le pubbliche amministrazioni riguarda la conservazione, infatti i documenti digitali vanno custoditi per ben 10 anni utilizzando dei servizi regolamentati.

Come funziona la fattura elettronica B2B

L’utilizzo della fatturazione elettronica B2B era incoraggiato prima ancora della sua obbligatorietà nel 2019 ed è stato un passaggio graduale verso una tipologia di documento che ormai è diventato uno standard.

Sebbene si tratti di transazioni tra privati, anche in questo caso bisogna rispettare le regole in merito al formato XML del documento e all’inserimento delle informazioni necessarie all’invio. Nell’apposito campo va indicato anche il codice destinatario, un codice alfanumerico che permette di individuare in modo univoco la postazione telematica del destinatario.

Dopo la firma digitale, per l’invio bisogna servirsi del Sistema di Interscambio e per compiere questa operazione con facilità esistono dei software specifici, disponibili gratuitamente o a pagamento.

Ogni operatore economico valuterà quindi di quale strumento dotarsi per gestire la fatturazione B2B e per adempiere all’obbligo di conservazione digitale delle fatture, che anche in questo caso ha una durata di 10 anni.

Principali differenze tra la fatturazione elettronica B2B e verso le PA

Come abbiamo visto si tratta di procedure e documenti che hanno diversi punti in comune, ma può essere utile mettere in luce le differenze tra i due. La distinzione più importante è di carattere soggettivo, perché nel caso delle fatture PA il destinatario è una pubblica amministrazione, mentre nelle fatture B2B si tratta di un operatore privato titolare di partita IVA.

Questa differenza comporta che siano diverse anche le modalità per identificare il soggetto a cui è stata emessa la fattura. Per i documenti B2B occorre indicare il codice destinatario appositamente richiesto all’Agenzia delle Entrate oppure quello di un intermediario. Chi non è provvisto, può comunque ricevere la fattura tramite PEC e l’originale in formato elettronico sarà sempre consultabile online.

Anche nelle fatture PA va indicato il codice destinatario, ma a questo proposito non c’è alcuna discrezionalità, infatti bisogna utilizzare solo il codice dell’amministrazione inserito in un apposito indice delle pubbliche amministrazioni, accessibile anche online.

Un’altra differenza riguarda il campo “formato trasmissione” della fattura, che nel caso dei documenti verso le PA corrisponde sempre al valore FPR12. Nelle fatture elettroniche B2B si può invece scegliere di usare anche il formato semplificato, ma solo per quei documenti cha hanno un importo inferiore a 100€.